Jika Anda ingin mempelajari tentang mengelola keselamatan dan keamanan pelancong korporat Anda, maka Anda perlu membaca laporan ini.
Secara khusus kami akan membahas persiapan, analisis, manajemen, pemantauan, dan respons yang berkaitan dengan program manajemen risiko perjalanan yang aktif dan sukses.
Setelah membaca artikel ini, Anda harus tahu bagaimana mencegah atau memprediksi sekitar 90% risiko perjalanan dan segera bertindak untuk meningkatkan program Anda sendiri.
Menerapkan strategi manajemen risiko perjalanan yang sukses dapat menjadi salah satu aksi korporasi yang paling mudah tetapi paling sulit untuk dilakukan.
Terlalu banyak waktu yang terbuang untuk berfokus pada area yang salah untuk penilaian dan implementasi, yang menghasilkan cakupan kecil untuk area utama yang menjadi perhatian.
Di sini kami akan menyederhanakan proses untuk tindakan atau perbandingan segera.
Persiapan
Persiapan adalah langkah utama dan kunci untuk semua program, baik yang matang maupun yang sedang berkembang. Setiap dan semua informasi yang dikumpulkan, terutama data, harus dikonsolidasikan untuk memastikan konsistensi dan akurasi.
Mengatasi mental “silo” dalam organisasi juga penting untuk konsolidasi.
Maksud, kemajuan, dan resolusi harus dikomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan dalam media seefektif mungkin.
Manajer tidak boleh membatasi diri pada media yang lebih tradisional tetapi juga memasukkan penawaran media sosial populer.
Pesan atau konten utama harus dapat dilacak atau setidaknya diakui untuk memastikan informasi yang berpotensi menyelamatkan nyawa tidak hilang di kotak masuk email perusahaan yang luas atau salah diberi label sebagai spam.
Setiap tonggak utama dan perubahan perlu didokumentasikan, dinilai dan diikuti disalurkan ke dalam rencana komunikasi.
Waktu yang dihabiskan untuk persiapan yang efektif jarang disia-siakan dan akan membuahkan hasil, sepanjang siklus hidup program.
Contoh-Persiapan
Sebuah perusahaan konsultan yang relatif kecil, yang memahami bahwa mereka memiliki investasi yang signifikan dalam staf konsultan mereka, mampu mengembangkan dan menerapkan strategi manajemen risiko perjalanan kelas dunia yang efektif dalam hitungan minggu.
Melalui fase persiapan dan pemetaan yang terstruktur dengan baik, mereka mampu menyelesaikan masalah yang secara konsisten didorong mundur karena mereka selalu menganggap tugas itu tidak dapat diatasi.
Analisis
Analisis semua komponen kunci yang terkait dengan perjalanan perusahaan harus dilakukan.
Penjelajah
Yang pertama dan paling penting adalah para pelancong itu sendiri.
Profil dan penilaian setiap wisatawan perlu dikembangkan.
Pertanyaan seputar kesehatan, pengalaman, pengetahuan, fungsi, dan bahkan persiapan adalah persyaratan dasar untuk setiap profil ancaman wisatawan.
Dengan informasi ini, manajer akan memiliki posisi yang lebih baik untuk membuat penilaian yang akurat tentang risiko keseluruhan dari setiap perjalanan.
Lokasi
Lokasi yang dikunjungi adalah elemen kedua.
Ancaman sangat bervariasi dari satu lokasi ke lokasi lain dan peringkat umum tidak berguna jika didasarkan pada kerentanan yang diketahui.
Perjalanan ke kota utama yang maju memerlukan pertimbangan perencanaan yang berbeda dari lokasi terpencil di negara ekonomi berkembang.
Kota yang berbeda di negara yang sama mungkin memiliki masalah ancaman yang sangat berbeda juga.
Aktivitas
Selanjutnya adalah aktivitas yang akan dilakukan oleh para traveler.
Konferensi, tur pabrik, ekspedisi, atau pertemuan klien semuanya memiliki ancaman dan pertimbangan perencanaan yang berbeda dan tidak ditangani secara memadai dengan pendekatan “satu ukuran untuk semua”.
Dukung
Selain itu, tingkat dukungan yang diberikan wisatawan juga dipertimbangkan.
Ini bukan hanya opsi dukungan organik seperti dukungan internal dan penyedia tetapi juga layanan darurat, infrastruktur, dan sebagainya.
Waktu yang dibutuhkan ambulans untuk merespons dapat mengubah insiden “rutin” menjadi pertemuan yang berpotensi fatal.
Penilaian dan akses ke dukungan harus mencakup situasi rutin dan darurat.
Ancaman
Terakhir, semua ancaman yang diketahui atau yang ada perlu dinilai.
Anda tidak akan pernah tahu segalanya tetapi daftar keseluruhan dan penilaian dampak/potensi hasil perlu paket wisata bromo dilakukan untuk menyelesaikan proses jika diharapkan hasil yang konsisten dan terukur.
Banyak faktor ancaman yang mungkin bersifat musiman atau bervariasi sepanjang bulan atau perjalanan wisatawan.
Contoh-Analisis
Karena tantangan ekonomi yang berubah, sebuah perusahaan menengah ditekan untuk mencari bisnis baru di negara berkembang dan pasar negara berkembang.
Sampai saat ini mereka selalu enggan untuk masuk ke pasar seperti itu karena persepsi mereka tentang risiko.
Mengikuti analisis terstruktur dan tidak terlalu dangkal, mereka dapat sepenuhnya menghargai ancaman yang sebenarnya dan memisahkan elemen yang lebih emosional.
Setelah berkonsultasi dengan manajer dan pelancong, mereka berhasil memperluas pasar mereka dan mencari bisnis baru dengan persaingan yang lebih sedikit karena pesaing mereka terus kurang pemahaman dan persiapan untuk berhasil mengejar peluang yang berpotensi menguntungkan.
Pengelolaan
Ancaman terbesar untuk persiapan dan analisis adalah program yang tidak diawasi atau tidak dikelola setelah pelancong memulai perjalanan.
Kepemilikan harus ditunjukkan dan manajemen aktif para pelancong dari pintu keberangkatan hingga pintu kembali diperlukan.
Ini harus dilakukan dengan frekuensi upaya dan komunikasi untuk memastikan pelancong merasa didukung dan manajemen memiliki potensi perubahan dan intervensi.
Fase ini adalah maraton dan bukan sprint.
Pengelolaan program yang berhasil membutuhkan konsistensi dalam hubungannya dengan frekuensi.
Pendekatan yang relatif terstandarisasi perlu diterapkan pada situasi/keadaan serupa untuk tujuan efisiensi, produktivitas, keamanan, dan pengendalian biaya.
Dukungan nyata diperlukan baik di dalam grup manajemen tetapi juga kepada semua pemangku kepentingan yang teridentifikasi seperti manajemen perjalanan, keamanan, pelancong, keluarga, dll.
Contoh-Manajemen
Sebuah perusahaan dengan puluhan ribu personel perjalanan berhasil mengelola risiko dan tuntutan perjalanan hanya dengan segelintir orang.
Sistem dan mekanisme dukungan mereka cukup adaptif untuk mendukung kebutuhan individu tetapi cukup otomatis untuk memastikan efisiensi dengan menjaga jumlah karyawan pada tingkat yang optimal dan minimal sambil memanfaatkan teknologi.
Strategi keseluruhan mereka tidak dikelola oleh satu departemen tetapi semua departemen dan pemangku kepentingan bekerja secara bersama-sama di setiap tahap dari keberangkatan hingga kembalinya pelancong ke kantor atau tempat tinggal mereka.
Pemantauan
Pemantauan mewakili kelemahan untuk sebagian besar program manajemen risiko perjalanan.
Diperlukan pemantauan terus-menerus terhadap acara dan aktivitas, baik yang dilakukan oleh wisatawan atau fungsi pendukung yang lebih tinggi seperti SDM atau keamanan.
Peristiwa taktis (yang terjadi dalam jarak dekat dengan rute pelancong/pelancong) harus diteliti secara teratur.
Peristiwa-peristiwa ini adalah yang paling mungkin menyebabkan gangguan atau bahaya dan harus menjadi prioritas upaya.
Peristiwa yang lebih luas atau perkembangan yang lebih strategis juga perlu dipantau untuk perubahan yang akan berdampak pada pelancong atau kelompok pelancong.
Peristiwa taktis meliputi demonstrasi, badai, kekerasan dan sejenisnya sedangkan peristiwa strategis meliputi perubahan visa, kerusuhan politik, krisis kesehatan dan sebagainya.
Perjalanan sebenarnya yang dilakukan oleh pelancong harus ditinjau secara berkala atau diotomatisasi untuk melaporkan dan menanggapi peristiwa dan ancaman gangguan.
Terakhir, individu tersebut perlu dipantau di luar persyaratan kinerja dan pelaporan yang biasa untuk memastikan kesehatan dan kesejahteraan mereka tetap terjaga atau tidak berubah.
Contoh-Pemantauan
Banyak perusahaan telah menghindari krisis dan mempertahankan produktivitas dengan memantau perkembangan peristiwa.
Perubahan cuaca, pemogokan, penundaan penerbangan, dan bahkan hari libur umum dapat terjadi dalam waktu singkat dan di luar doktrin kebijakan standar.
Dengan menjaga “jari pada denyut nadi” dengan pemantauan aktif, perusahaan-perusahaan ini memaksimalkan pengeluaran perjalanan mereka dan memastikan pelancong mereka sangat produktif dan efisien.
Perusahaan yang kurang waspada yang membiarkan prosesnya menjadi kebijakan statis dan pengetahuan yang ketinggalan zaman terpaksa menghabiskan lebih banyak atau mengalami penundaan yang tidak perlu.
Tanggapan
Hal buruk selalu terjadi pada orang baik.
Tidak ada rencana yang lengkap tanpa kapasitas respons untuk mendukung pelancong yang terkena dampak.
Rencana dan langkah-langkahnya harus sangat sederhana dan jelas agar dapat diingat dalam situasi terburuk.
Rencana tersebut harus adaptif dan sederhana dalam pelaksanaannya sehingga dapat membangun paket wisata bromo malang ijen murah kompleksitas dan isi setelah aktivasi awal atau meminta bantuan.
Rencana mungkin jarang dipanggil tetapi harus memiliki konsistensi dalam aplikasi dan kemampuan.
Semua lokasi, aktivitas, individu, dan ancaman perlu dipertimbangkan dan dimasukkan ke dalam rencana respons.
Di atas segalanya, rencana tersebut harus tepat waktu dalam penerapannya.
Wisatawan atau manajer yang tertekan dan terkena dampak harus mendapatkan dukungan dan kolaborasi yang diperlukan dalam jangka waktu sesingkat mungkin.
Sementara perencanaan dan persiapan dapat diukur dalam beberapa hari, minggu atau bulan, tanggapan harus dinilai dalam menit dan jam tergantung pada kebutuhan.
Sebagian besar perusahaan mengakui ini bukan kompetensi inti mereka dan oleh karena itu sebagian atau seluruh fungsi ini dialihdayakan untuk pengembalian dan hasil yang maksimal.
Contoh-Respon
Seorang “pelancong berpengalaman” dari institusi akademis ternama menjadi tidak sehat saat bepergian untuk tujuan kerja.
Meskipun memiliki pengalaman dan senioritas selama bertahun-tahun di lembaga tersebut, sebenarnya mereka hanya memiliki sedikit pengetahuan atau pengalaman tentang keadaan darurat atau layanan medis pendukung di tempat mereka berada ketika mereka sakit.
Sebagai akibat dari pilihan yang buruk, kurangnya pengetahuan, tidak ada dukungan, integrasi terbatas ditambah dengan serangkaian tantangan lokal individu hampir mati.
Hanya melalui tindakan cepat dan sukses dari pasangan yang peduli, melibatkan proses yang jauh lebih terorganisir dengan hasil yang dapat diprediksi, individu tersebut menerima perawatan dan dukungan yang diperlukan untuk menyelamatkan hidup mereka dan memulai proses pemulihan yang panjang.
Sebaliknya, satu perusahaan mengalami beberapa insiden serupa dalam satu bulan, namun tidak sekali pun pelancong mereka ditempatkan pada risiko yang begitu besar, menderita biaya yang tidak terkendali atau kehilangan produktivitas secara langsung untuk waktu yang lama.
Ini semua karena kapasitas respons yang sukses dan terukur jika dan saat diperlukan.
Ancaman Keselamatan dan Keamanan Perjalanan Utama-Lokasi dan Peristiwa
Sebagian besar insiden yang berdampak negatif terhadap wisatawan terjadi di bandara, di jalan, akomodasi, kantor/lokasi bisnis, lokasi sosial/rekreasi atau akibat perubahan dinamis.
Bandara
Bandara harus dimasukkan dalam rencana aksi atau strategi dukungan apa pun karena merupakan langkah pertama/terakhir dari semua perjalanan dan kemungkinan akan menimbulkan penundaan dan gangguan mulai dari penundaan penerbangan hingga penargetan oleh penjahat kecil.
Akomodasi
Akomodasi dari semua jenis harus dievaluasi dan dimasukkan dalam komunikasi tanggapan dan saran yang tepat waktu.
Gerakan Jalan
Pergerakan jalan tetap menjadi yang paling umum dan terbesar untuk konsekuensi yang mematikan. Tingkat kecelakaan kendaraan bermotor sangat bervariasi dari satu negara ke negara lain.
Lokasi
Lokasi kegiatan bisnis dalam rencana perjalanan mewakili lokasi dampak terkecil tetapi inklusi permintaan.
Kegiatan Sosial dan Kenyamanan
Sering dilupakan dengan hasil tragis adalah lokasi sosial atau rekreasi.
Elemen ini kemungkinan besar tidak tertulis tetapi memiliki tingkat insiden dan peristiwa yang tinggi yang berdampak negatif pada pelancong.
Perubahan
Yang konstan dengan perjalanan adalah perubahan.
Pemilu, kejahatan kekerasan, penyerangan, dan peristiwa berita besar lainnya menciptakan perubahan dan potensi keprihatinan, baik yang terkena dampak langsung maupun tidak.
Perencana dan manajer perlu memasukkan dinamika ini ke dalam rencana pemantauan, respons, dan komunikasi yang konstan.
Menutup
Sebagian besar setuju bahwa perjalanan secara inheren berisiko atau penuh dengan ancaman tetapi jauh lebih sedikit yang benar-benar melakukan sesuatu tentang manajemen risiko perjalanan karena mereka tidak tahu harus mulai dari mana atau melihat tugas itu terlalu menakutkan.
Seperti yang Anda lihat, relatif mudah untuk menangkap 90% masalah dan mengelola risiko dalam beberapa langkah sederhana.
Dengan proses yang metodis dan konsisten, termasuk persiapan, analisis, manajemen, pemantauan, dan respons, Anda juga dapat memiliki program manajemen risiko perjalanan kelas dunia.
Sebagian besar peristiwa dan kekhawatiran terjadi di dalam dan di sekitar bandara, akomodasi, pemindahan jalan, lokasi kantor/bisnis, perubahan dan lokasi rekreasi sosial.
Sekarang Anda mengetahui area fokus utama yang Anda miliki informasinya dan rencanakan untuk memulainya sekarang.
Bahkan jika Anda sudah memiliki rencana dan strategi, Anda dapat membandingkan pendekatan Anda sendiri dengan informasi yang dikumpulkan dari data empiris bertahun-tahun, ribuan insiden, dan wawasan dari ribuan perusahaan mulai dari perusahaan rintisan kecil hingga beberapa perusahaan multinasional terbesar di seluruh dunia.
Peringatan perjalanan dan Anda benar-benar bepergian dengan aman.